ソトマチ　動物病院に特化したLINE予約・受付システム　順番待ちと日時指定のハイブリッド型受付システム　飼い主様の平均システム利用率88％※メーカー調べ
ソトマチ　動物病院に特化したLINE予約・受付システム　順番待ちと日時指定のハイブリッド型受付システム　飼い主様の平均システム利用率88％※メーカー調べ

「順番待ち」と「日時指定」の
ハイブリッド型受付システム

診療体制に合わせた
柔軟な運用が可能です

午前中は予約制を中心にし、午後は順番待ちを中心にするなど、時間帯に応じて運用方法を変えることも可能です。
また、週末や特定の曜日に順番待ち、平日は予約制を重視するなど、ニーズに合わせた柔軟な運用が可能です。
※ 順番待ちだけ、または日時指定だけをご利用いただくことも可能です。

ハイブリッド

特徴 / 機能一覧

導入事例インタビュー

皇子山動物病院
ユウ動物病院
動物病院練馬SavePets

皇子山動物病院

ソトマチ導入前のお困りごとはなんですか？

直接受付に来てもらうことになり、待ち時間が長く、人でいっぱいになっていました。
一旦帰られる方には電話で呼び出すことになり、手間がかかっていました。

ソトマチ導入の決めてはなんですか？

事前に待ち人数が分かる。
病院まで来なくても受付ができる。
順番が近くなったら呼び出してくれる。

ソトマチを導入するにあたり心配事はありましたか？また、心配事はどのように解消されましたか？

スマホ普及率が高いとはいえ、飼い主さまに浸透するのか？ はじめは戸惑っているかたもいらっしゃいましたが、来院時に一緒にやってみる…などして解消していきました。中にはお孫さんに受付してもらっている年配のかたもいらっしゃいます。
LINEアプリは使っている方がほとんどなのと、使い方が簡単なので、心配解消に繋がりました。

ソトマチ導入後の変化を教えてください。

待合室や駐車場での混雑が解消されました。また、問診機能を使ってくださる方が増えてきて、事前に準備をしたり 早めに来院してもらわないといけないかたに連絡ができたり……と業務がスムーズに行えるようになっています。

飼い主様からの反応はいかがですか？

良好です！問診機能で途中まで入力されていても完了していない点を理解してもらえないところが改善されるとより嬉しいです。

以前に他社の予約サービスを使っていた病院様にお聞きします。他社サービスと比較して良い点などあれば教えてください。

使い始める前にご自身の情報を登録してもらうのが面倒、パスワードを忘れてしまった …など問題を感じていましたが、どなたでも使いやすくシステムなので導入してよかったです。また、毎月報告が必要だったのですが、経理担当者の負担が大きく、利用料金も報告内容によってバラつきがありましたが、低価格で負担もなくなりストレス軽減に繋がりました。

どのような動物病院さんにソトマチをお勧めしたいですか？

全ての病院さんに！
騙されたと思って使ってほしいです。
特に待合室が混みやすい、使っている受付システムが浸透しにくいと感じている病院さんにはぜひ使ってほしいです。

ユウ動物病院

ソトマチ導入前のお困りごとはなんですか？

順番の取り合いでもめることがあった。
順番を取るために朝早くから駐車場で待たれていた。

ソトマチ導入の決めてはなんですか？

コロナ禍だったこともあり、待合室の混雑を避けたかった。
以前使っていた順番取りシステムを上手く使いこなせていなかった。（オーナーもスタッフも）

ソトマチを導入するにあたり心配事はありましたか？また、心配事はどのように解消されましたか？

年配のオーナーが多いので LINEを使っているか、LINEを使いこなせるか、心配があった。
⇒ホームページ、待合室、公式LINEなどで案内を提示したり、説明用のチラシを作成し配布した。
⇒1ヶ月のお試し期間を設けていただき、来院された方に教えていった。
⇒導入後も待合室に1人、対応係としてスタッフを置き案内していった。
周知に時間がかかるのではないか。スタッフが理解していないとオーナーへの案内ができないのではないか。
⇒代表でスタッフ2名がしっかり覚えて、他のスタッフ向けにセミナーをした。

ソトマチ導入後の変化を教えてください。

待合室の人数が減った 電話が減った。（問い合わせの多い獣医師の勤務表などLINEで見れるようにしたため）
待ち時間へのクレームが減った。
自身のスマホで順番の確認ができるので、聞かれることも減り受付の負担が軽減した。

飼い主様からの反応はいかがですか？

家で順番を取れるのが良い。
順番まで他の用事を済ませられる。
時間を有効に使えているよう。
LINEを使ってない方は電話で順番が取れるようにしたので差別化はない。

以前に他社の予約サービスを使っていた病院様にお聞きします。他社サービスと比較して良い点などあれば教えてください。

以前はメールだったからLINEでやり取りできるのがタイムリーで便利。
システムの不具合があった時にすぐに対処してもらえる。

どのような動物病院さんにソトマチをお勧めしたいですか？

待ち時間が長い、外来が多い、並んで順番取りをしている。

動物病院練馬SavePets

ソトマチ導入前のお困りごとはなんですか？

外来の時間整理をしていなかったため、忙しすぎる時と暇な時の差が激しかったです。
例えば朝イチに患者様がまとまって来院し、患者様の待ち時間が1時間以上になってしまったり、その割に午後は患者様が全く来院されず、こちらの方が時間を持て余してしまったり。。
患者様がうまくバラけて来てくれればいいのになぁ。なんて考えていました。

ソトマチ導入の決めてはなんですか？

導入当時はコロナ禍だったので、集客というよりは、外来数を調節して、待合室の混雑を無くしたいというのが1番でした。
そうすることで、患者様が感染リスクとしての密を気にせずに、安心してご来院頂けるかなと考えていました。

ソトマチを導入するにあたり心配事はありましたか？また、心配事はどのように解消されましたか？

ソトマチ導入前は紙の受付簿で、ご来院の患者様にボールペンで名前を記入して頂き、そこから問診をとって受付していました。ですので、最初は当院のスタッフへのソトマチの使い方説明や、患者様方への使い方説明などが手間かなぁと心配していました。
⇒ソトマチの受付の機械操作に関しては、思っていたよりずっと簡単で、スタッフも患者様方もすんなり受け入れてくれました。LINEという老若男女に広く普及しているアプリを使っていることもいいのだと思います。お年を召した患者様方も、数回一緒に操作しながら教えると、すぐ1人で操作出来るようになっておられました！また、患者様方がLINEから事前問診も入力してくださるので、当日の受付と診療がどちらもとてもスムーズになりました。
他の心配事として、機械関係は全てそうですが、フリーズしてしまったり不具合が出ないか心配していました。
⇒幸い当院では、診療に支障が出るような不具合は今のところ何もありません。

ソトマチ導入後の変化を教えてください。

沢山あります！！
①初診患者が増えた（集客効果）
②予約システムにより外来が分散され、待ち時間が削減された（顧客満足度上昇）
③電話による問い合わせが減り診療に人材を割けるようになった。
④事前問診システムにより来院理由を把握しやすくなり診療がスムーズになった（診療の時間効率UP）
⑤事前問診により、患者希望のフードやサプリなどの物品を来院日に合わせて注文準備出来るようになった（物販促進効果）
⑥オペなどが立て込んでいる日は外来数を絞ったり院内の業務量を調節出来るようになり、院内でのミスやトラブルも明らかに減少した。

経営者としては、①の初診患者が増えたことがとても喜ばしいと思っています。
初めての動物病院だと敷居が高く感じてしまうもの。LINEから日時の予約ができ、問診システムで患者の心配事などを細かく入力出来ることで、当日来院しやすく思ってもらえているのかな？と。また、獣医師としてやり易いと感じていることは、②③④が大きいです。
事前問診システムにより、稟告（動物の症状や飼い主の求めていること）がある程度分かっているので診療がとてもスムーズです。
事前問診システムに写真が添付できるのもとても良いと思っています。
飼い主がペットの気になっている箇所を事前に撮影して送ってくれているので。

飼い主様からの反応はいかがですか？

若い人たちは初回からなんの問題もなくすんなり受け入れてくれます。それもあってか、若い世代の初診はとても増えたように感じます。
50代の患者様くらいまでは初回に軽く説明するだけですぐ慣れてくださる印象です。
ご高齢の患者様の中にはLINEからの予約が難しいと仰る方もやはりいらっしゃいます。その方々は電話で対応しています。

どのような動物病院さんにソトマチをお勧めしたいですか？

業務量に対して獣医師＆看護師の数が足りていないと感じる動物病院さんに強くお勧めしたいです。

導入の流れ

導入の流れ
導入の流れ

設置いただくのはiPadと専用スタンドor専用マットのみ
※発券機やプリンターの故障の⼼配、ロール紙の取り替えが不要です。

よくあるご質問

費用はどの程度かかりますか？

費用はご利用内容や環境により異なります。
無料にてお見積もりいたしますので、まずはお気軽にお問い合わせください。

操作は簡単ですか？

はい、簡単です。皆様に覚えていただくのは、1画面もしくは2画面のみです。
難しい設定はメーカーが行いますので、ご安心ください。もしも、操作で不明なことがあれば、お気軽にご相談ください。手厚くサポートさせていただきます。

既存の電子カルテやレセコンと連携する事はできますか？

現在、数社の電子カルテメーカー様と連携が可能です。お問い合わせください。

LINEをやっていない飼い主様にはどうすればいいですか？

SMS(ショートメッセージ)でお呼出し可能です。

操作方法がわからない時はどうすればよいですか？

ソトマチでは24時間365日のサポートを提供しています。
スタッフが迅速に対応いたしますのでご安心ください。