予約件数２倍・電話対応80％減変えたのは“予約受付のやり方”でした

はじめに

「スタッフが電話対応に追われていて診療に集中できない…」
「システムは導入してるけど、現場はいつもバタバタしている…」
こうした声は、いま動物病院のあちこちから聞こえてきます。診療現場にとって“予約”は来院の導線であり、現場の流れそのものを左右する要素です。それでも「うちの運用に合う方法がわからない」「今さら変えるのも不安」と、つい現状維持になってしまうことも。
でも最近、“予約のやり方”を少し見直すだけで、現場の空気がガラッと変わったという病院が増えています。

患者さまとのやり取りにまつわる課題
予約・受付業務を見直して改善した2つの病院
病院も患者さまも快適になるスムーズなやり取りを実現する『Wonder』

患者さまとのやり取りにまつわる課題

「電話予約の方が安心」
「今の予約システムでもなんとか使えてる」
そんなふうに感じながら、現状を続けていませんか？実際にこんなシーン、思い当たる方も多いのではないでしょうか。

診療中、看護師が手を止めて電話に出ざるを得ず、処置が中断される
受付スタッフが会計対応の合間に電話を受け、飼い主様をお待たせしてしまう
初診や多頭飼育など、診療時間が読みづらいケースでも、枠は一律で非効率

患者様にとっては“ちょっとした不便”でも、現場ではその積み重ねが大きな負担となっていきます。
でも最近では、受付や予約の運用を少し見直しただけで、業務負荷を減らしながら診療の質を上げている病院も増えてきています。

予約・受付業務を見直して改善した2つの病院

ケース①｜電話予約制を見直した「動物メディカルセンター箕面様」

電話対応は８割以上減少
再診の多くがLINEに移行し
診療効率も大きく改善

箕面市にある動物メディカルセンター様では、手軽さから電話予約制を続けていました。
直接話を聞ける安心感がある一方で、対応件数が増えるにつれて課題が明確になってきました。

電話が鳴るたびに診療の手が止まる
記録ミスや聞き違いが生まれやすい
電話予約以外の相談も増え、スタッフが疲弊

「現場の余裕がなくなっている」と感じた院長は、予約の仕組みそのものを見直す決断をしました。診療メニューごとに所要時間や担当獣医師を設定し、飼い主様にはLINEから予約と事前問診を入力してもらう形に移行。その結果、電話対応は８割以上減少、再診の多くがLINEに移行し、診療効率も大きく改善されたといいます。

ケース②｜既存システムを見直した「森林公園よりそい動物病院様」

１日の予約数は約２倍に増加し
業務の無駄が減り
売上にも良い変化があった

埼玉県の森林公園よりそい動物病院では、開業時に他社の予約システムを導入していました。
スタッフも操作に慣れており、大きな不満はなかったものの、時間が経つにつれて“診療に合っていない”と感じるようになったそうです。

予約枠が一律30分で、ワクチンや処置も初診も同じ設定
枠のやりくりが難しく、現場が非効率に
診療の流れが読めず、スタッフの判断にも負担がかかる

「今の枠に合わせて診療するのではなく、診療に合わせて枠を設計したい」そうした思いから、運用の見直しに踏み切りました。診療メニューごとに時間・担当医・受付時間帯を細かく設定し、飼い主様とのやりとりはLINE上で予約・問診の取得を完結。
その結果、1日の予約数は約2倍に増加し、業務の無駄が減り、売上にも良い変化があったとのことです。

病院も患者さまも快適になるスムーズなやり取りを実現する『Wonder』

こうした現場の見直しと変化を支えていたのが、動物病院専用のクラウド型業務支援システム『Wonder』です。
Wonderは、予約・受付・問診・お知らせなど、動物病院と患者さまの間で行われるやり取りをスムーズにすることで、獣医師/看護師の方々にしかできない診療に向き合う時間と心のゆとりを生み出すと同時に、患者さまの満足度向上にも寄与します。

病院の運用に合わせて柔軟に設計できるからこそ、導入後すぐに成果を実感できる病院が多くあります。

Wonderが
選ばれる理由

1

誰でも直感的に使える管理画面

（ITに不慣れな方でも安心）

2

診療内容や症例ごとの所要時間・担当医設定が可能

3

導入から運用まで、専任担当がしっかりサポート

導入病院の声

15年間探して初めて納得のいく予約管理システムがWonderです。
シンプルで使いやすいデザインと高い閲覧性が、今後深刻化する人手不足問題の一助となることを確信しています。

今まで利用していたシステムと比較しても、Wonderは群を抜いて使いやすいです。
患者さまはご自身で簡単に予約を取れるので、受付業務の負担が軽減されたことを実感しています。

サポートが誠実で素早い点が導入の決め手です。
導入後は電話応対が減り、業務をスムーズに行えるようになってきました。こちらの要望に耳を傾けていただける点も満足しています。

「うちのやり方でも使えるかな？」と思った方へ
まずは資料をご覧いただき、活用のイメージを広げてみてください

Wonderの詳細・お問い合わせはこちらから

筆者

下境田直也 Naoya Shimosakaida

株式会社ワンダーテクノロジーズ
動物病院向け業務支援システム「Wonder」セールスマーケティングマネージャー。
「すべての動物病院に動物たちと向き合う時間と心のゆとりを」をミッションに、「Wonder」の企画・開発・運用に従事。動物病院の予約/受付業務に関わる非効率の解消や、飼い主様満足度の向上のため、提案〜運用サポートまで一気通貫で支援を行っている。